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24/01/2024

INSTRUCCIONES GENERALES PARA EL CURSO 2024/2025

Detallamos a continuación las instrucciones generales para la gestión de la movilidad Erasmus 2024/25. Incluimos el calendario erasmus de este año, donde se mencionan como referencia las fechas en que se abren y cierran las fases fundamentales del procedimiento.

Si tenéis alguna duda, podéis dirigiros a la Sección de Relaciones Internacionales; para cualquier duda sobre el uso de la aplicación MOVS estamos a vuestra disposición en accsmov@unizar.es.

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1. GESTIÓN DE ESTUDIANTES ' OUT' 2024/2025

De acuerdo con los calendarios para este curso, una vez terminados los plazos de presentación de solicitudes ON LINE por los estudiantes (del 1 al 15 de febrero), el procedimiento será el siguiente:

1.1. ASIGNACIÓN DE PLAZAS

22/03/2024 - Fin del plazo para que cada ORI (Oficina de Relaciones Internacionales)/Centro termine su particular procedimiento de admisión/exclusión de solicitudes, valoración y asignación de plazas.

Cada centro puede llevar a cabo su propio calendario de admisión y exclusión de solicitudes, valoración y adjudicación; lo importante para el correcto funcionamiento de la aplicación es que el 22 de marzo tienen que estar asignadas las plazas.

1.2. CONVENIO DE SUBVENCIÓN

El trámite de entrega, firma por el estudiante y recepción de los convenios de subvención se realizará en las respectivas ORIS o en las secretarías de los centros que no tienen ORI.

PLAZOS. Dentro de los plazos generales señalados, las ORIS/Secretarías podrán organizar la gestión del documento a su conveniencia.

> Plazo general para introducción de datos por parte del estudiante en la Secretaría Virtual: desde el 13 de mayo al 5 de julio de 2024.

> Impresión del documento por parte de las ORIS/Secretarías: la Sección de Relaciones Internacionales, cuando el Servicio Español para la Internacionalización de la Educación (SEPIE) facilite el convenio de subvención del curso 2024/25, informará oportunamente sobre la tramitación del documento así como de la fecha en que se podrá comenzar a imprimir el documento.

> Fecha límite de envío de los "convenios de subvención" a la Sección de Relaciones Internacionales: 12 de septiembre de 2024.

1.3. CONTRATO DE ESTUDIOS

(este es el procedimiento hasta ahora, pero previsiblemente comiencen a intercambiarse los acuerdos por EWP -Erasmus sin papeles-, por lo que actualizaremos la información más adelante)

Terminada la asignación, los alumnos con plaza deben cumplimentar sus contratos de estudios con toda la antelación y precisión posible, para que cuando vayan a hacer su matrícula estén registrados, aprobados por el coordinador y traspasados a matrícula.

Como en años anteriores, y mientras los coordinadores no puedan entrar personalmente en MOVS a examinar el contrato propuesto por el alumno, y aprobarlo, el procedimiento que os proponemos será el siguiente: (este es el procedimiento hasta ahora, pero previsiblemente comiencen a intercambiarse los acuerdos por EWP -Erasmus sin papeles-, por lo que actualizaremos la información más adelante).

1. La ORI/Centro repasará periódicamente la existencia de nuevos contratos grabados por el alumno y, por lo tanto, en estado 'EN ESPERA'.

2. La ORI/Centro pasará al coordinador correspondiente estas propuestas de contrato (por ejemplo, imprimiéndolas) para que las confirme o se ponga en contacto con el alumno para su rectificación.

3. La ORI/Centro pasará a estado APROBADO los contratos que el coordinador confirme, procediendo luego a su TRASPASO a matrícula.

4. Periódicamente hay que repasar si tenéis contratos en estado "MODIFICADO POR ALUMNO". Son contratos previamente aprobados (y quizás incluso traspasados a matrícula) que el alumno modifica on line. Hay que pasar estas modificaciones al coordinador por si procede tramitarlas. Si así fuera, hay que anular el traspaso (si se había hecho) y volver a aprobar el nuevo contrato. 

 

2. GESTIÓN DE ESTUDIANTES 'IN' 2024/2025

(Esta información puede cambiar más adelante, en el caso de que se gestione a estos estudiantes mediante EWP -Erasmus sin papeles-)

Estas instrucciones son aplicables a TODOS LOS ALUMNOS DE PROGRAMAS DE INTERCAMBIO (ERASMUS, Movilidad Iberoamérica, etc...). Hay que tener en cuenta, no obstante, que la aplicación no está definitivamente adaptada a todos los programas, por lo que no emite documentación particularizada distinta de la que se genera para los alumnos ERASMUS.

Vamos a dividir el proceso en cinco fases:

1) EN MOVS: Registro del alumno y presentación de la solicitud online.
2) EN MOVS: Validación de la solicitud por la ORI o personal del centro de recepción.
3) EN MOVS: Concesión de acceso.
4) EN MOVS: Ficha censal (presentación física en la ORI/centro del alumno, desbloqueo de la matrícula y matrícula de las asignaturas a cursar).
5) EN MATRÍCULA: Matrícula de las asignaturas a cursar.

En cuanto a plazos, conviene informar a las universidades de origen y a sus alumnos de los que a continuación se indican, rogándoles que los cumplan. Ahora bien, la práctica de los años pasados hace aconsejable mantener abierta en la aplicación la posibilidad de introducir una solicitud on line durante un periodo de tiempo más amplio, que dependerá del programa.

1) Registro del alumno y presentación de la solicitud online.

- Para el programa ERASMUS, la ORI/centro se pondrá en contacto con las universidades con las que mantenga convenio de intercambio y de las que pueda recibir alumnos durante el curso 2024/2025 para solicitarle los datos que precise de los alumnos que han sido designados para estudiar dicho curso en nuestra universidad. Se os propone un modelo de correo en inglés (doc 1). 
Entre los datos que solicite ha de figurar necesariamente el mail de contacto con el alumno. Se sugiere que de estos datos debiera disponerse antes de las siguientes fechas:

- 30 de mayo 2024 para los estudiantes de curso completo o primer semestre.
- 20 de octubre 2024 para los estudiantes de segundo semestre.

Puede informarse a la universidad de origen del procedimiento que deberán seguir sus alumnos, de la página web (http://www.unizar.es/secretaria_virtual.html) en que los alumnos deberán entrar a registrarse, etc, pero advirtiendo de que estos alumnos recibirán también más adelante, por e-mail, la información necesaria procedentede la UZ y de que no deben registrarse y presentar la solicitud antes de recibir dicho correo.

- La ORI/centro se pondrá en contacto con los alumnos designados por la universidad de origen informándoles del procedimiento a seguir, especialmente de las direcciones web en que han de entrar para, en primer lugar, registrarse y obtener sus claves y, en segundo lugar, realizar la pertinente solicitud de entrada (http://www.unizar.es/secretaria_virtual.html). Para ERASMUS se os propone un modelo de correo en inglés (doc 2).

Es importante que la ORI/centro informe al alumno del código de centro que debe indicar en su solicitud para evitar que luego las solicitudes sean vistas por otro centro.

Los plazos durante los cuales el alumno podrá presentar su solicitud son los siguientes (fuera de estos plazos la solicitud podría ser introducida desde la ORI/centro):

ERASMUS:

- del 15 de febrero al 15 de junio de 2024 para los estudiantes de curso completo o primer semestre.
- del 2 de septiembre al 5 de noviembre 2024 para los estudiantes de segundo semestre.

 

2) Validación de la solicitud por la ORI u otro personal del centro de recepción.

- La ORI/centro revisará periódicamente la introducción de solicitudes, pasando a estado VA (VALIDADA) las de aquellos alumnos que sean conformes con la información recibida de las universidades de origen. Se aconseja ir dejando en algún estado distinto de SO (SOLICITADA) o VA (VALIDADA) a todas las demás solicitudes para evitar dudas acerca de si han sido consideradas anteriormente o si están o no pendientes de tramitar. Al final ninguna solicitud debiera estar en SO (SOLICITADA). Solo las que estén en estado VA (VALIDADA) podrán seguir el proceso.

En las solicitudes validadas hay que revisar los datos y concretamente completar el del PLAN en que se matriculará el alumno extranjero cuando venga. Cuidado con este dato pues solo podrá matricularse en el plan que aquí se introduzca:

- 107 : Si el alumno se ha de matricular en asignaturas de GRADO.
- 266: Si el alumno se ha de matricular en asignaturas de MASTER.
- 224: Si el alumno realiza en la UZ tareas relacionadas con su tesis doctoral. Estos casos son excepcionales y es preferible que antes de hacer nada os pongáis en contacto con nosotros (tfno. ext. 843725).

3) Concesión de acceso.

Ver instrucciones del manual:
(https://academico.unizar.es/accs-movilidad/manual).

4) Ficha censal (presentación física del alumno, desbloqueo de matrícula.

Ver instrucciones del manual:
(https://academico.unizar.es/accs-movilidad/manual).

5) Matrícula.

 

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